Egal ob es sich um News, Wissen oder eine Datei handelt: Grundsätzlich sollte jede Information nur an einer einzigen Stelle veröffentlicht werden, denn das
- verhindert doppelte Arbeit für den Absender:innen
- schafft Klarheit für die Empfänger:innen
- erleichtert die Suche
Welches Medium das Geeignetste ist, hängt von der jeweiligen Information und dem Anwendungsfall ab. Alle Kommunikationsmedien samt ihrer Anwendungsfälle und Charakteristika sind hier in einer Übersicht dargestellt. Zusammengefasst ist effiziente Kommunikation eigentlich ganz einfach:
- Newsfeeds in Intranets und Mitarbeiterapps ermöglichen teamübergreifende Kommunikation, die aufgrund von Personalisierung, Interaktion und Wissensmanagement etc. für alle News genutzt werden sollte
- Die E-Mail ist ein elektronischer Brief, der für formelle, persönliche Kommunikation genutzt werden sollte (z.B. Kommunikation mit externen Geschäftspartnern)
- Chats ermöglichen Echtzeit-Kommunikation und sollten für den informellen, teaminternen Austausch in relativ kleinen Gruppen genutzt werden
Trotzdem sieht die Praxis meist ganz anders aus: In vielen Unternehmen werden z.B. Neuigkeiten auf verschiedensten Kanälen kommuniziert, weil jede Abteilung es anders macht – via E-Mail, Newsletter, PDF-Datei, Intranet, Aushang etc. Um möglichst viele Mitarbeitende zu erreichen, werden die News dann häufig doppelt und dreifach in verschiedenen Medien publiziert, statt sie in einem geeigneten System zu bündeln.
Der Grund für dieses Chaos ist oft das Fehlen von:
- Geeigneten Kommunikationsmedien: entweder gibt es kein Intranet bzw. Mitarbeiterapp oder sie sind nicht einfach und attraktiv genug
- Know-How: oft fehlt herrscht Verwirrung, welches Kommunikationsmedium für welchen Anwendungsfall geeignet ist
- Energie: selbst wenn das Wissen und die Kommunikationsmedien vorhanden sind, fehlt vielen Unternehmen die Energie, das Thema strukturiert und nachhaltig anzugehen und alle notwendigen Personen mit ins Boot zu holen
- Gewohnheit: Im Unternehmenskontext müssen alle Mitarbeitenden (und damit eine sehr große Gruppe an Menschen) erreicht werden, was die Umgewöhnung schwieriger macht. Wenn News und Chat Tools nicht konsequent und erfolgreich eingeführt werden, besteht die Gefahr, dass Leute weiterhin E-Mails an alle schreiben oder bei WhatsApp chatten
- Die Macht der Gewohnheit ist der Grund, warum unser Einführungsplan darauf abzielt, dass möglichst viele Menschen abgeholt und in den Prozess einbezogen werden, so dass vom Start weg eine maximale Partizipation und Unterstützung für Just Social gewährleistet ist.
Mit der Einführung von Just Social sollte dieses Chaos unbedingt beseitigt werden – nicht nur weil eure Mitarbeitenden dafür dankbar sein werden, sondern weil eine schnelle, klare und effiziente Kommunikation, die alle Mitarbeitenden erreicht, von essenzieller Wichtigkeit für Unternehmen ist.
