Viele Intranets und Mitarbeiterapps scheitern schon an der allerersten Hürde: dem initialen Login – einige Mitarbeitende loggen sich gar nicht erst in das Intranet bzw. die Mitarbeiterapp ein.

Insbesondere wenn die Nutzung freiwillig ist oder die Informationen weiterhin an anderen Stellen (z.B. E-Mail, Aushänge) veröffentlicht werden, fehlt vielen die Motivation, sich überhaupt mit dem Thema zu beschäftigen. Dazu kommt, dass 87% aller Beschäftigten nur eine geringe oder keine emotionale Bindung zu ihrem Unternehmen haben (Quelle: Gallup Engagement Index 2022), so dass das Interesse an Unternehmensnews und -infos sehr gering ist.

Aber selbst motivierten Mitarbeitenden kann es passieren, dass sie das Thema immer wieder auf morgen verschieben und sich erst nach einer Weile zum ersten Mal einloggen, da das Ändern von Gewohnheiten schwer ist und Zeit braucht. Bei großen und dezentralen Organisationen kann es zudem dauern, bis sich das neue Intranet bzw. Mitarbeiterapp herumgesprochen hat.

All diese Faktoren führen dazu, dass die Adoption dauert und bei einem Teil der Mitarbeitenden komplett scheitern kann. Grundsätzlich gilt: Je länger das Intranet bzw. die Mitarbeiterapp live ist, desto schwieriger wird es, Leute dafür zu begeistern. Daher lautet die Kernfrage: Wie schafft man es, dass sich alle Beschäftigten möglichst direkt zum Start in Just Social einloggen?

Onboarding: online & offline

Zur Lösung dieses Problem führen wir die im Implementierungsplan genannten Onboarding Termine per Videokonferenz durch: so wird eine große Zahl an Mitarbeitenden bei den ersten Schritten an die Hand genommen. Wenn der erste Login erfolgt und optimaler Weise auch die Just Social App auf den mobilen Endgeräten der Mitarbeitenden installiert ist, ist das mehr als die halbe Miete, denn ab dann bekommen die User Benachrichtigungen zu neuen News etc.

Etwas schwieriger ist das Onboarding von Mitarbeitenden ohne IT-Ausstattung, so dass Videokonferenzen am eigenen Rechner etc. nicht möglich sind. Bei diesen Personen muss das Onboarding entweder über geteilte Monitore oder in Persona stattfinden, beispielsweise im Rahmen von größeren Präsenz-Veranstaltungen oder abteilungs- bzw. teamintern.

Im letzteren Falle müssen die Onboarding Termine entweder durch die jeweiligen Führungskräfte übernommen werden (z.B. Abteilungs- bzw. Team-Leitungen) oder von Mitgliedern des Projektteams – oder von beiden gemeinsam. Erstes hat den Vorteil, dass es besser skaliert und die Führungskräfte in der Regel für Just Social motiviert. Zweites hat den Vorteil, dass die Mitglieder des Projektteams sicherstellen können, dass die Onboarding Termine auch wirklich stattfinden und alle wichtigen Infos vermittelt werden. Drittes kombiniert beide Vorteile und ist daher – sofern es die Größe und die Ressourcen einer Organisation erlauben – unserer Erfahrung nach sehr empfehlenswert.

Kontinuierliches Onboarding

Neben dem Onboarding zum Start von Just Social sollte unbedingt frühzeitig geklärt werden, wie das laufende Onboarding neuer Mitarbeitender nach dem Launch erfolgen wird. Schon aus diesem Grund ist der o.g. dezentrale Onboarding Ansatz unter Einbeziehung von Abteilungs- und Teamleitungen ratsam, um diese als kontinuierliche Fürsprecher für Just Social zu gewinnen. Mehr zum Onboarding neuer Mitarbeitender findest du unter People Stories.